Desain dan Struktur Organisasi Formal

Organisasi formal adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan. Organisasi formal ini merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas disusun. Struktur, meskipun hanya menyajikan kerangka, merupakan subsistem penting dalam sistem organisasi formal.


DESAIN STRUKTURAL ORGANISASI FORMAL


Struktur organisasi formal memiliki 2 muka yaitu model struktur, dimana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi, dan dimensi-dimensi dasar struktur, yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat  diberikan. Variabel-variabel kunci yang menentukan desain struktural organisasi, yaitu :

• Strategi Organisasi
• Lingkungan yang melingkupinya
• Teknologi yang digunakan
• Orang-orang yang terlibat dalam organisasi

Strategi dan Struktrur 

Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahaan besar di Amerika. Pada mulanya, setiap perusahaan mempunyai struktur yang disentralisasikan, dimana tipe struktur ini cocok untuk lini produk yang terbatas. Memasuki pasar-pasar produk baru, memerlukan terutama unit-unit organisasi yang lebih independen agar dapat memberikan tanggapan cepat terhadap perubahan pasar. Sebagian pengorganisasian yang disentralisasikan masih dipertahankan, tetapi pada umumnya, perusahaan-perusahaan harus merubah strukturnya menjadi struktur yang disentralisasikan, dengan beberapa divisi yang hampir otonom agar kelangsungan hidup perusahaan dapat dipertahankan.

Dalam pemilihan suatu strategi dan strutur untuk mengimplementasikannya, para manajer harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi. Hubungan antara strategi, struktur dan lingkungan dapat dipandang dari 2 perspektif utama, yaitu :

• Reaktif terhadap lingkungan : Proses perumusan organisasi harus memperhatikan lingkungan dimana suatu organisasi beroperasi 
• Proaktif : Proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan dimana organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang. 

Strategi organisasi dipengaruhi oleh berbagai kesempatan dan ancaman dalam lingkungan eksternalnya. Strategi ini pada gilirannya akan mempengaruhi strutur organisasi dengan penjelasan sbb:

1. Strategi menetukan kegiatan-kegiatan organisasional, yang merupakan basis pokok bagi desain organisasi.
2. Strategi mempegaruhi pemilihan teknologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut dan hal ini selanjutnya mempengaruhi struktur yang sesuai.
3. Strategi menentukan lingkungan spesifik dimana organisasi akan beroperasi;hal ini juga mempengaruhi struktur.

 Lingkungan Eksternal dan Struktur

Dalam pembahasan pengaruh lingkungan pada desain organisasional secara terperinci kita perlu membedakan 3 tipe lingkungan sbb:

1. Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.
2. Lingkungan berubah (changing environment),  yaitu lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang, produk, pasar, hukum atau teknologi.
3. Lingkungan bergejolak (turbulent environment), yaitu bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hukum sering diganti, kemajuan teknologi merubah secara drastis desain produ dan metode-metode produksi, organisasi berada dalam lingkungan bergejolak.

Sistem mekanistik berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi diperinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi. Berbagai sasaran dan wewenang untuk setiap individu dan sub unit ditentukan sepenuhnya oleh para manajer atas. Kekuasaan dalam organisasi mengikuti rantai perintah birokratik klasik.

Dalam sistem organik, individu-indivisu lebih cenderung bekerja dalam suatu kelompok dibanding bekerja sendiri. Para anggota berkomunikasi dengann semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan informasi dan saran. Pengambilan order dari atasan atau pemberian order ke bawahan kurang ditekankan.

Teknologi dan Struktur 

Menurut Woodward, atas dasar hasil studinya, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan sebagai berikut :

• Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen.
• Rentang manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi unit  ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses. 
• Semakin tinggi kompeksitas teknologi perusahaan, semakin besar jumlah staf administratif dan teknikal. 

Orang dan Struktur

Sikap, pengalaman dan peranan para anggota organisasi juga berhubungan dengan struktur organisasi. Disini akan dibahas 2 kategori orang dalam struktur organisasi, yaitu:

• Manajer dan struktur 

Para manajer organisasi, terutama para manajer puncak (direktur), mempengaruhi pemilihan strategi secara langsung melalui preferensi mereka. Selanjutnya pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam organisasi.

Struktur organisasi juga dipengaruhi secara langsung oleh preferensi pribadi manajer terhadap berbagai tipe organisasi tertentu, terhadap cara-cara berhubungan dengan para bawahan, langganan dan manajer lainnya dan terhadap cara-cara pemecahan masalah. Berbagai pengaruh penting lainnya pada struktur dapat berasal dari sikap pribadi manajer terhadap wewenang, perhatian atau ketidakperhatiannya terhadap formalitas dan pengalaman-pengalaman masa lalu (positif atau negatif) dengan tipe-tipe desain organisasi.

•  Karyawan dan struktur

Faktor-faktor seperti tingkat pendidikan, latar belakang, derajat minat pada pekerjaan para karyawanm, dan ketersediaan berbagai alternatif di luar organisasi merupakan penentu-penentu penting struktur organisasi.

Proses Desain Organisasi


Dalam teori, proses desain organisasi dapat mulai dari bawah ke atas (bottom up) atau dari atas ke bawah (top down). Dengan prosedur atas ke bawah, tujuan-tujuan organisasional umum diterjemahkan menjadi tujuan-tujuan khusus, sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan. Sedangkan dengan pendekatan bawah ke atas, proses-proses dasar organisasi akan ditetapkan terlebih dahulu dimana hal ini berarti merumuskan dan menetukan secara simultan teknologi inti yang digunakan.

Meskipun secara teoritis dapat dijelaskan secara terpisah, kedua prosedur tersebut kenyataannya saling bergantung. Tujuan-tujuan umum harus ditetapkan bahkan sebelum proses dasar ditentukan dan teknologi inti dipilih. manajer lebih sering dihadapkan dengan situasi-situasi dimana semua atau banyak aspek struktur telah ditetapkan, sehingga istilah perancangan kembali (redesign) lebih tepat dibanding desain organisasi. Usaha-usaha perancangan kembali biasanya hanya menyangkut beberapa bagian struktur, seperti suatu departemen dipindahkan dari wakil direktur ke lain, kelompok-kelompok diatur kembali, prosedur-prosedur pelaporan dimodifikasi dan sebagainya.


Pendekatan Kontingensi dalam Desain Organisasi 

Banyak teoritisi manajemen dan manajer praktek yang menyatakan keraguannya tentang suatu cara yang ideal untuk merancang organisasi. Struktur yang paling cocok bagi organisasi sangat tergantung pada keadaan-keadaan tertentu organisasi pada waktu tertentu. Jadi menurut pendekatan kontingensi (contingency approach), tugas manajer dalam desain organisasi adalah menetapkan suatu "kesesuaian" efektif antar struktur organisasi dan variabel-variabel tersebut.


MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI 


Strukur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukkan hubungan diantara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya. Pada banyak tingkat, orang-orang membentuk dan merubah peranannya sendiri dalam organisasi, mereka menciptakan, tidak memperdulikan dan merubah hubungan antara posisinya sendiri serta posisi yang lain. Selain itu, mereka dapat menerima dan menurunkan, memperluas dan menyesuaikan tanggunga jawab yang dibebankan kepadanya.

Suatu bentuk struktur yang muncul sesuai dengan kondisi-kondisi yang ada akan menjadi kurang efektif karena adanya para anggota organisasi yang mencoba untuk mengalihkan hubungan-hubungan yang telah ditetapkan untuk memenuhi keinginannya sendiri. Disamping itu, struktur dalam kenyataany atidak sesuai dengan kondisi teknologi dan lingkunangan dapat berjalan baik di atas kertas, bila tidak dalam praktek, mungkin karena orang-orang menciptakan pekerjaan-pekerjaan sendiri ynag tidak sejalan dengan rancangan struktur yang ada. Jadi jelas tujuan para manajer adalah menciptakan struktur yang memenuhi baik "tuntutan" lingkungan maupun membuatnya sesuai dengan kemampuan, kebutuhan dan keinginan para anggota organisasi.

Model Tradisional

Bentuk umum model struktur tradisional secara esensial adalah piramid. Masing-masing tingkatan hirarkis menggambarkan segmen strukur (satuan kerja, departemen, divisi, bagian dan sebagainya). Bentuk umum struktur organisasional ini akan berbeda untuk jenis operasi perusahaan yang berbeda pula.

Struktur bentuk ini berpijak pada anggapan-anggapan model tradisional. Dalam hal ini dilakukan spesialisasi dan rutinitasi pada pengambilan keputusan dan kegiatan-kegiatan secara maksimum. Kegiatan koordinasi dan perencanaan terdorong ke atas oleh bentuk struktur organisasi ini. Lebih lanjut dalam struktur organisasi tradisional, pemegang setiap posisi hirarki organisasi bertanggung jawab, secara teoritis atau pada kenyataanya, terhadap tindakan-tindakan bawahannya yang berada di tingkat rendah hirarki organisasi serta posisi-posisi mana saja yang langsung berhubungan dengannya. Oleh karena manajer memikul tanggung jawab segala tindakan bawahan, maka dia cenderung untuk menetapkan atau mempertahankan prosedur tentang keharusan mendapatkan persetujuan pimpinan bagi bawahan yang akan melakukan tindakan penting.

Organisasional Tradisional dan Lingkungannya. Struktur tradisional dirancang terutama untuk lingkungn uang stabil dan perubahan-perubahan yang terjadi di dalamnya dapat diperkirakan. Organisasi-organisasi seperti ini efisien atau tidak tergantung paling tidak pada 2 faktor, yaitu : 

1.  Jumlah energi organisasional total yang diperlukan untuk menjaga struktur dalam menghadapi, tekanan-tekanan internal dan eksternal.
2. Derajat penggunaan kemampuan berbagai sumber daya oleh struktur yang mencakup kemampuan semua anggotanya

Struktur organisasi tradisional cenderung menjadi tidak efisien dalam lingkungan yang sangat bergejolak, baik dalam pengertian kualitas tanggapannya terhadap berbagai permintaan lingkungan dan dalam pengertian energi-energi yang harus dikeluarkan untuk menjaga kelangsungan dirinya. Struktur tradisional akan efisien dalam kondisi lingkungan yang stabil, bila asusmsi-asumsi yang berkaitan dengan sikap dan kemampuan para anggota sebagai landasan bentuk strukturnya adalah akurat.


Model Hubungan Manusiawi 

Model hubungan manusiawi tidak mengalami perubahan mendasar dalam struktur formalnya dibandingkan model tradisional. Model hubungan manusiawi juga diterima konsep spesialisasi, rutinitasi, dan pemisahan perencanaan dari pelaksanaan sebagai karakteristik utama organisai yang efektif. Walaupun demikian, secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi-posisi dan hubungan-hubungan menurut struktur formalnya. Meskipun model hubungan manusiawi mngungkapkan ketidaksempurnaan itu, tetapi struktur hubungan manusiawi tidak menyarankan struktur formalnya dimodifikasi. Model ini lebih meng"usul"kan bermacam-macam penyesuaian, teknik-teknik dan perilaku-perilaku struktural "offline".

Pertama, dan yang paling penting, model hubungan manusiawi "mempersilahkan" para manajer untuk mempergunakan  kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksi-friksi di antara orang-orang dan jabatan-jabatan mereka dalam organisasi, serta mengembangkan hubungan kerjasama yang baik antar apara anggota organisasi yang bertanggung jawab kepadanya.

Kedua, pendekatan hubungan manusiawi menyarankan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya, yang menunjukkan bahwa ia memberikan tanggapan kooperatif dan bukannya malah menentang.

Ketiga, pendekatan hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi atau kewenangan departemen personalia, yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan seluruh organisasi.

Organisasi hubungan manusiawi dan lingkungannya. Secara ringkas, inti konsep hubungan manusiawi tidak berhubungan langsung dengan struktur organisasi. Struktur diterima sebagai sesuatu pemberian yang sudah tertentu, suatu lingkungan dimana di dalamnya nampak sikap dan perilaku antar pribadi. Teori-teori hubungan manusiawi terutama lebih dimaksudkan sebagai usaha penyediaan sejumlah teknik dan kemanisme bagi para manajer, yang akan membantu mereka dan para bawahannya untuk menyesuaikan diri dengan batasan-batasan struktur yang ada daripada hanya sekedar menyediakan prinsip-prinsip untuk mengarah kan perancangan struktur itu sendiri.


Model Sumber Daya Manusia

Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari penharahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan dimana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi. Jadi, implikasi utama adalah bahwa manajemen harus merancang suatu struktur yang berlawanan dengan hirarki tradisional.

Konsep model sumber daya ini mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik di dalam maupun di antara posisi-posisi yang berinteraksi. Hal ini mengharuskan anggota-anggota organisasi mempunyai :

• suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujui bersama
• jalur untuk memperoleh sumber informasi vertikal dan horizontal yang relevan
• kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan dengan efisien.

Struktur organisasi menurut Likert (Linking-Pin) dibagi menjadi 3, yaitu hubungan-hubungan vertikal, hubungan-hubungan horizontal, dan hubungan-hubungan silang antar departemen. Bentuk struktur organisasi tingkat yang dikembangkan terakhir atas dasar model sumber daya manusia adalah struktur organisasi bentuk kolega (collegial form). Struktur ini memberikan kesempatan bagi setiap anggota untuk mengarahkan dan memutuskan kegiatan-kegiatannya sendiri, tanggung jawabnya hanya pada berhasilnya tujuan yang ingin dicapai. Setiap anggota akan secara langsung terikat dengan masing-masing anggota lainnya, dan karena itu harus ada persamaan tanggung jawab tehadap pertukaran informasi dan koordinasi kegiatan. Dalam kenyataannya struktur ini hanya berlaku (biasanya) pada organisasi yang kecil atau dalam sub bagian struktur yang lebih luas. Contoh yang paling umum adalah departemen Universitas.


DIMENSI-DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI


Pembagian Kerja

Dengan norma-norma rasionalitas (efisiensi) organisasi dirancang untuk memungkinkan tercapainya tujuan di mana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Usaha-usaha lebih dari satu orang ini, sejalan dengan berkembangnya organisasi, akan mencapai suatu tingkat kompleksitas tertentu. Oleh karena itu, para anggota organisasi dihadapkan pada 2 perhatian pokok, yaitu :

1. pembagian kerja yang dilaksanakan
2. penentuan basis yang tepat untuk untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan agar menghasilkan satuan-satuan kerja yang efisien dan menguntungkan bagi organisasi secara keseluruhan

Pembagian atau dekomposisi seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan menjadi unsur-unsur kerja yang semakin kecil disebut "pembedaan horizontal" atau lebih dikenal dengan istilah "pembagian kerja" (division of labor).

Berbagai Fungsi yang Melekat pada Struktur Organisasi

Pengembangan struktur organisasi formal bersangkutan juga dengan penyusunan hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur. Beberapa diantaranya dilakukan secara informal, tetapi sebagian besar dicapai melalui aturan pengembangan formal. Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :

• Wewenang

Adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu. Wewenang merupakan kunci jabatan manajerial.

• Kekuasaan

Adalah kemampuan untuk melakukan wewenang. Wewenang tanpa kekuasaan atau sebaliknya akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

• Tanggung Jawab

Adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi organisasi.

•  Akuntabilitas

Merupakan faktor di luar individu perasaan pribadinya. Bila seorang manajer menghendaki pertanggung jawaban untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dikatakan akuntabilitas terjadi.

• Komunikasi dalam organisasi

Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal ini. Komunikasi seperti pemberian perintah, permintaan akan suatu informasi, dan penerangna tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas ke bawah melalui struktur tingkatan organisasi.

•  Hubungan Lini dan Staf

Keduanya ini merupakan pendekatan berbeda untuk menetukan deskripsi wewenang dalam organisasi.

•  Rentang Kendali

Adalah berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Disebut juga sebagai pengawasan (span of control).

Meskipun para penulis organisasi bermaksud menentukan jumlah rentang kendali secara pasti, tetapi tidak ada jumlah mutlak yang dapat ditentukan, karena hal ini tergantung pada variabel-variabel seperti tingkat manajemen yang berbeda, sifat pekerjaan, dan efisien tidaknya pelaksanaan pekerjaan bawahan dapat dikoordinasikan. 

Pendapat tentang rentang kendali yang palimh kuat justtru berasal dari teori dan bukan praktek. V.A. Graicunas, seorang konsultan dan ahli matematika Prancis, menemukan rumusan rentang kendali berikut ini :

R = n(2n-1  + n-1)

dimana : R = jumlah hubungan

              n = jumlah bawahan

• Struktur Flat dan Tall

Dalam analisis organisasi, istilah flat (datar) dan tall (tinggi) digunakan untuk menggambarkan pola menyeluruh rentang kendali dan tingkatan manajemen. Bila prinsip rentangan klasik berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efektif oleh seorang atasan, konsep flat dan tall lebih bersangkutan dengan pengaturan struktural vertikal untuk organisasi secara keseluruhan. Struktur tall mempunyai rentang kendali sedikit atau sempit, sedangkan struktur flat mempunyai rentangan melebar atau banyak. Dalam struktur tall, jumlah bawahan yang sedikit berada di bawah kendali seorang atasan sehingga memungkinkan pengawasan dan disiplin yang ketat. Struktur klasik biasanya berbentuk tall.

• Sentralisasi dan desentralisasi

Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi. Sebaliknya dalam organisasi dimana wewenang dipegang atau dipusatkan pada seseorang atau beberapa orang, kondisi sentralisasi wewenang tampak.

•  Rantai wewenang skalar

Rantai wewenang skalar ini bersangkutan dengan jumlah tingkatan dalam suatu organisasi dan secara otomatis ada kapan saja seorang individu dijadikan bawahan pada seorang atasan. Secara lebih khusus, rantai skalar menetukan pembedaan tingkatan wewenag dalam organisasi, semakin tinggi tingkatan, semakin besar wewenang.

• Kesatuan perintah

Ini berarti bahwa seorang bawahan hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal. Kesatuan perintah terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.


Departementasi 

Departementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi. Departementasi mencerminkan organisasi horizontal pada setiap tingkatan hirarki, dan berhubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik. Meskipun organisasi formal disusun atas dasar kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan wewenang, kekuasaan, tanggung jawab, akuntabilitas, dan arus komunikasi yang sama, tetapi hasilnya adalah berbagai tipe struktur organisasi yang berbeda-beda.

Secara tradisional, proses, maksud, orang atau barang, dan tempat dipakai sebagai dasar departementasi. Departementasi yang lebih khusus, secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Waktu
2. Pelayanan (service)
3. Langganan
4. Peralatan
5. Urutan angka

Semakin besar dan kompleks suatu organisasi, akan sangat logis bila digunakan tipe departemnetasi organisasi kombinasi berbagai tipe, yang dikenal sebagai desain organisasi campuran (hybrid design) atau sering juga disebut mixed departementation. 

• Departementasi Fungsional 

Pendekatan fungsional untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tipe departementasi yang paling umum dan paling luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Departementasi fungsional dapat dijumpai dalam semua tipe organisasi.

Kebaikan utama departementasi fungsuional adalah berkaitan dengan aspek-aspek positif spesialisasi. Secara teoritis, fungsionalisme akan meningkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan karyawan dan peralatan paling ekonomis. Bagaimanapun juga pendekatan fungsional mempunyai berbagai kelemahan, antara lain memepersulit koordinasi, dapat menciptakan konflik antar fungsi, kurangnya kontak antar fungsi yang memgakibatkan para anggota berpandangan lebih sempit dan kurang inovatif, serta kurang tanggap terhadap perubahan lingkungan. Departementasi fungsional cocok untuk lingkungan yang stabil, memerlukan koordinasi internal minimum, dan sedikit membutuhkan keterampilan-keterampilan pribadi.

• Departementasi Produk

Dengan berkembangnya organisasi formal, departementasi fungsional menjadi semakin sulit dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat membenuk divisi-divisi setengah otonom, yang masing-masing merancang, memproduksi dan memasarkan sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi. Jadi departementasi produk merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar perbedaan barang-barang dan/atau jasa-jasa menurut perbedaan-perbedaan cara produksi atau pemrosesan dan/atau pemakaian akhir.

•  Departementasi Wilayah

Bila organisasi beroperasi di wilayah-wilayah yang tersebar, maka departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang beroperasi dibanyak daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer pemasaran tersendiri (area manager) untuk setiap lokasi. Tipe departementasi wilayah ini sering juga disebut departementasi, lokasi, daerah, regional ataupun geografis.

Tipe organisasi divisional ini mempunyai beberapa kebaikan dan kelemahan. Kebaikan-kebaikannya antara lain :

1. pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas lebih baik
2. koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan, karena ada pemusatan kegiatan
3. beban manajemen pusat menjadi lebih ringan, karena ada pendelegasian wewenang
4. pertanggunng jawaban lebih jelas

Sedangkan kelemahan-kelemahannya antara lain :

1. kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan, karena kepentingan terpusat pada ukuran prestasi divisi
2. meningkatnya biaya operasional organisasi, karena cenderung terjadinya kelebihan staf, duplikasi sumber daya dan peralatan
3. mempersulit alokasi sumber daya dan konsistensi kebijaksanaan.

DESAIN STRUKTURAL MODERN


Seperti halnya para teoritisi organisasi, banyak para manajer praktisi juga dikecewakan oleh cara-cara pengorganisasian tradisional. berikit ini akan diuraikan dan dianalisa berbagai model struktural lebih baru yang telah dirancang dan diimplementasikan untuk menghadapi berbagai tantangan.

Organisasi Proyek

Organisasi-organisasi proyek semakin banyak digunakan dalam industri-industri dengan teknologi tinggi yang memerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian dan pengembangan, dan koordinasi. Karakteristik terpenting organisasi proyek, dan perbedaan paling radikal dengan struktur organisasi klasik, adalah adanya hubungan-hubungan horizontal dan diagonal.

Berbagai Tipe Struktur Proyek

Ada beberapa macam bentuk struktur proyek. Bentuk pertama adalah organisasi proyek individual. Struktur ini hanya berdiri dari manajer proyek, yang tidak mempunyai kegiatan-kegiatan atau personalia yang secara langsung melapor kepadanya. Tipe kedua adalah organisasi proyek staf. Dengan tipe struktur ini, manajer proyek mempunyai staf pendukung yang disediakan bagi kegiatan-kegiatan proyek, tetapi tugas-tugas fungsional pokok organisasi dilaksanakan oleh departemen-departemen lini tradisional. Variasi ketiga adalah organisasi proyek "Intermix", dimana di dalamnya manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilih kepala-kepala fungsional utama yang melapor secara langsung kepadanya.Tipe keempat disebut organisasi proyek agregat. Dalam tipe ini manajer proyek mempunyai semua personalia yang diperlukan untuk proyek, staf dan lini fungsional yang melapor secara langsung kepadanya.

Organisasi Matriks

Bila struktur proyek dilapiskan di atas struktur fungsional, hasilnya adalah sebuah matriks. Kadang-kadang organisasi matriks (matrix organization) dianggap sebagai bentuk organisasi proyek plus organisasi fungsional dan nama-namanya digunakan dengan saling dapat dipertukarkan.

Bagaimanapun juga, gambaran lebih akurat berikut akan menunjukkan bahwa organisasi matriks adalah organisasi proyek plus organisasi fungsional dan bukan hanya variasi dari organisasi proyek. Hamparan proyek memeberikan dimensi horizontal (lateral) pada orientasi vertikal tradisional dalam struktur fungsional.

Aliran wewenang vertikal dilaksanakan oleh manajer-manajer fungsional. Mereka menjalankan kegiatan dalam peranan mereka sebagai spesialis fungsional. Sedangkan aliran wewenang horizontal terletak pada manajer proyek dan stafnya, yang dibentuk untuk suatu program tertentu. Manajer proyek bertanggung jawab atas keberhasilan proyek yang dibebankan kepadanya, yang prosesnya harus melalui seluruh atau sebagian besar departemen-departemen fungsional.

Peranan manajer proyek adalah mengatur waktu, kualitas dan standar biaya proyek agar sesuai dengan rencana. Walaupun manajer proyek memiliki banyak wewenang formal (seperti menentukan anggaran, skedul waktu dan sebagainya), berhasilnya suatu proyek tergantung pada kemampuannya untuk mempengaruhi manajer-manajer fungsional dan mencapai saling pengertian dengan mereka.

Organisasi matriks sangat terkenal dalam industri ruang angkasa dan organisasi-organisasi yang memerlukan koordinasi karena banyakanya hubungan-hubungan yang terjadi atau yang memerlukan prestasi teknis tinggi, seperti perusahaan-perusahaan kontraktor, lembaga-lembaga konsultasi, serta penelitian dan pengembangan. Bentik organisasi matriks akan sangat bermanfaat bila :

1. Kegiatan mempunyai waktu penyelesaian yang terbatas dan skedul waktu harus ditepati.
2. Pengendalian biaya merupakan faktor kritis
3. Banyak keterampilan atau keterampilan khusus yang membutuhkan koordinasi bagi penyelesaian proyek
4. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan banyak yang baru dan belum dikenal para anggota tim proyek.

Orgaisasi Bentuk Bebas

Tipe organisasi yang berhubungan erat dengan model-model proyek dan matriks adalah struktur organisasi modern bentuk bebas (free-form organization), kadang-kadang disebut naturalistik atau organik. Model bentuk bebas didasarkan pada pemikiran bahwa maksud dirancangnya suaru organisasi adalah untuk memudahkan manajemen perubahan. Untuk mencapai sasaran ini, desain strujtural seharusnya sangat fleksibel dan berdaya sesuai (adaptable). Tidak ada aturan yang ditentukan atau bersifat kaku, dan struktur internal tidak dibiarkan menjadi baku.

Dengan konsep bentuk bebas ini, tidak ada satu cara pengorganisasian, tetapi struktur dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan tertentu pada suatu waktu tertentu. Biasanya struktur yang didepartementalisasikan atas dasar fungsi digantikan dengan pusat-pusat penghasil laba yang berdiri sendiri. Satuan-satuan organisasional ini berorientasi hasil dan para anggotanya dikelola sebagai tim. Partisipasi, pengendalian diri, inisiatif individual, komunikasi terbuka, kebijakan independen, dan sensitivitas adalah beberapa contoh faktor manusiawi yang didorong dan dipermudah oleh organisasi bentuk-bebas.

Tipe organisasi bentuk-bebas dapat dipandang sebagai perluasan pola desentralisasi. Di samping itu, ada 2 karakteristik umum tipe organisasi ini.

1. Organisasi bentuk-bebas menggunakan secara ekstensif sistem informasi yang dikomputerisasikan, terutama untuk mengevaluasi satuan-satuan kerja organisasional.
2. Organisasi bentuk-bebas biasanya beranggotakan dan dikelola oleh para manaje rmuda dan dinamis yang berani mengambil resiko yang telah diperhitungkan.

sumber :
Organisasi Perusahaan, Teori Struktur dan Perilaku oleh: T.Hani Handoko, Bab V.