Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah dan Membuat Keputusan

Pendahuluan 

Suatu pendekatan sistematis untuk pecahan masalah telah diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha :
- persiapan
- definisi
- solusi

Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

Pembahasan

• PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

Pemecahan Masalah

1. Masalah :  Suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau keuntungan luar biasa.
2. Pemecahan Masalah : Tindakan memberi respon terhadap masalah untuk mengatasi akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.

Masalah tidak terstruktur                    = Manajer

Masalah Terstrktur                              = Komputer

Masalah Semi Terstruktur                   = Manajer & Komputer

1. Pentingnya pemecahan masalah didasarkan pada konsekuensinya bukan jumlah waktu.
2. Keputusan  : Pemilihan suatu strategi atau tindakan
3. Pengambilan Keputusan : Tindakan memilih strategi/ aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah.

Ø  Gejala : Kondisi yang dihasilkan oleh masalah.

Ø   Gejala menyerupai puncak gunung Es = Manajer harus mencari penyebab masalah dibalik gejala.

Ø  Suatu masalah adalah penyebab dari sutu persoalan atau penyebab dari suatu peluang

Struktur Masalah

1. Masalah Terstruktur : Terdiri dari elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang dapat dipahami oleh pemecah masalah.
2. Masalah tak Terstruktur : Terdiri dari elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
3. Masalah Semi terstruktur : Masalh yang berisi sebagian elemen atau hubungan antar elemen yang dimengerti oleh pemecah masalah.

•  TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

 􀂉 PENDEKATAN SISTEM

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

􀂉 TAHAP PEMECAHAN MASALAH

Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan.
- Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
- Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
- Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan. Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai sistem
dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1. Usaha persiapan
   Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena
   ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai
   masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
   a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
   b) Mengenal sistem lingkungan
   c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan 
2. Usaha definisi
   Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau
   akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari
   solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
   a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
   b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
3. Usaha pemecahan
   Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak
   (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
    

• FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
♦ Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
- Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
- Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
- Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
♦ Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.
- Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
- Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
♦ Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.
- Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
- Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Kesimpulan

Masalah adalah suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau keuntungan luar biasa. Sedangkan pemecahan masalah adalah tindakan memberi respon terhadap masalah untuk mengatasi akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Sedangkan pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi / aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah. 

Suatu pendekatan sistematis untuk pecahan masalah telah diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha, yaitu persiapan, definisi dan solusi.  Pentingnya pemecahan masalah didasarkan pada konsekuensinya bukan jumlah waktu.  

Referensi

http://imam.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/3101/SIM1-Pendekatan.pdf
http://juwita.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/3442/PENDEKATAN+SISTEM.doc