Model Sistem Umum Perusahaan

 Pendahuluan

Model merupakan alat yang terkenal dalam bisnis. Analisis literatur bisnis selama dua puluh tahun yang lalu menunjukkan peningkatan yang hampir geometris dalam pembahasan mengenai model. Dengan mengkonsentrasikan pada periode ini, akan terlihat pembuatan model merupakan inovasi yang baru. Hal ini tidak sepenuhnya benar. Pembuatan model selalu merupakan alat pemecahan masalah yang penting. Jadi, 

model adalah abstraksi dari sesuatu yang merepresentasikan obyek atau aktifitas yang disebut entity.

Pembahasan 

        1.  Konsep Dasar Model Sistem Umum Perusahaan

• Jenis-jenis model

1.      Model Fisik

Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya. Seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb

2.      Model Naratif

Model yang menjelaskan entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Co/: Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.

3.      Model Grafis

Model yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif.

Co/: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.

4.      Model Matematis

Model yang disajikan dalam rumus matematika atau persamaan

Co/:  BEP = TFC / P – C

BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost

Kelebihan :

-          Tidak mengenal geografis (siapa saja yg mengerti simbol matematis tentu dapat mengerti model tersebut)

-          Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan.

•  Kegunaan Model

1.      Mempermudah Pengertian

2.      Mempermudah Komunikasi

3.      Memperkirakan Masa Depan

•  Model Sistem Umum

-  Sistem Fisik

1.      Arus Material

2.      Arus Personil

3.      Arus Mesin

4.      Arus Uang

- Sistem Konsep

1.      Sistem Simpul tertutup.

Sistem yang mempunyai simpul feedback mekanisme kontrol.

Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

2.      Sistem simpul terbuka.

Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.

 

Co/: Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.

• Dimensi-dimensi Informasi

1.      Relevansi

2.      Akurasi

3.      Ketepatan Waktu

4.      Kelengkapan

Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen penting:

Manajemen, pengolah informasi dan standar

-          Pengendalian Manajemen : Manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem

-          Pengolah informasi : mekanisme yang menghasilkan suatu informasi

-          Standar : ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah yang spesifik.

• Management By Exception

Adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang diterima.

Keuntungannya :

1.      Manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.

2.      Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.

3.      Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Kendala :

1.      Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan

2.      Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan

3.      Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat

4.      Manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat.

• Critical Success factor (CSF)

Salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemempuan perusahaan mencapai tujuannya. Konsepnya sama dengan management by exception, namun CSF relative lebih stabil dibandingkan management by exception.

         2.  Penggunaan Model Sistem Umum 

 Arus bahan melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam pembahasan di bawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umu dalam arti yang sebenarnya dan memberikan struktur dasar untuk melakukan analisis terhadap berbagai jenis organisasi. Di bawah ini adalah penggunaan model sistem umum dalam berbagai kegiatan :

1. Supermarket
2. Lembaga Bantuan Hukum (LBH)

Kesimpulan

Setiap perusahaan memiliki model sistem masing-masing. Model dibutuhkan agar dapat memudahkan pengertian dan komunikasi serta memperkirakan masa depan. Pembuatan model juga bertujuan sebagai pemecah masalah dala setiap perusahaan. Penggunaan model sistem umum perusahaan biasanya banyak ditemukan pada supermarket atau lembaga bantuan hukum.

Referensi

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/sisteminformasimanajemen/bab3_model_sistem_umum_perusahaan.pdf 

http://parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/13810/Model+Sistem+Umum+Perusahaan.doc