Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah dan Membuat Keputusan

Pendahuluan 

Suatu pendekatan sistematis untuk pecahan masalah telah diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha :
- persiapan
- definisi
- solusi

Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

Pembahasan

• PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

Pemecahan Masalah

1. Masalah :  Suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau keuntungan luar biasa.
2. Pemecahan Masalah : Tindakan memberi respon terhadap masalah untuk mengatasi akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.

Masalah tidak terstruktur                    = Manajer

Masalah Terstrktur                              = Komputer

Masalah Semi Terstruktur                   = Manajer & Komputer

1. Pentingnya pemecahan masalah didasarkan pada konsekuensinya bukan jumlah waktu.
2. Keputusan  : Pemilihan suatu strategi atau tindakan
3. Pengambilan Keputusan : Tindakan memilih strategi/ aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah.

Ø  Gejala : Kondisi yang dihasilkan oleh masalah.

Ø   Gejala menyerupai puncak gunung Es = Manajer harus mencari penyebab masalah dibalik gejala.

Ø  Suatu masalah adalah penyebab dari sutu persoalan atau penyebab dari suatu peluang

Struktur Masalah

1. Masalah Terstruktur : Terdiri dari elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang dapat dipahami oleh pemecah masalah.
2. Masalah tak Terstruktur : Terdiri dari elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
3. Masalah Semi terstruktur : Masalh yang berisi sebagian elemen atau hubungan antar elemen yang dimengerti oleh pemecah masalah.

•  TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

 􀂉 PENDEKATAN SISTEM

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

􀂉 TAHAP PEMECAHAN MASALAH

Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan.
- Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
- Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
- Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan. Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai sistem
dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1. Usaha persiapan
   Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena
   ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai
   masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
   a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
   b) Mengenal sistem lingkungan
   c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan 
2. Usaha definisi
   Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau
   akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari
   solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
   a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
   b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
3. Usaha pemecahan
   Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak
   (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
    

• FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
♦ Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
- Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
- Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
- Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
♦ Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.
- Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
- Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
♦ Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.
- Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
- Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Kesimpulan

Masalah adalah suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau keuntungan luar biasa. Sedangkan pemecahan masalah adalah tindakan memberi respon terhadap masalah untuk mengatasi akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Sedangkan pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi / aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah. 

Suatu pendekatan sistematis untuk pecahan masalah telah diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha, yaitu persiapan, definisi dan solusi.  Pentingnya pemecahan masalah didasarkan pada konsekuensinya bukan jumlah waktu.  

Referensi

http://imam.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/3101/SIM1-Pendekatan.pdf
http://juwita.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/3442/PENDEKATAN+SISTEM.doc

Model Sistem Umum Perusahaan

 Pendahuluan

Model merupakan alat yang terkenal dalam bisnis. Analisis literatur bisnis selama dua puluh tahun yang lalu menunjukkan peningkatan yang hampir geometris dalam pembahasan mengenai model. Dengan mengkonsentrasikan pada periode ini, akan terlihat pembuatan model merupakan inovasi yang baru. Hal ini tidak sepenuhnya benar. Pembuatan model selalu merupakan alat pemecahan masalah yang penting. Jadi, 

model adalah abstraksi dari sesuatu yang merepresentasikan obyek atau aktifitas yang disebut entity.

Pembahasan 

        1.  Konsep Dasar Model Sistem Umum Perusahaan

• Jenis-jenis model

1.      Model Fisik

Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya. Seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb

2.      Model Naratif

Model yang menjelaskan entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Co/: Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.

3.      Model Grafis

Model yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif.

Co/: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.

4.      Model Matematis

Model yang disajikan dalam rumus matematika atau persamaan

Co/:  BEP = TFC / P – C

BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost

Kelebihan :

-          Tidak mengenal geografis (siapa saja yg mengerti simbol matematis tentu dapat mengerti model tersebut)

-          Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan.

•  Kegunaan Model

1.      Mempermudah Pengertian

2.      Mempermudah Komunikasi

3.      Memperkirakan Masa Depan

•  Model Sistem Umum

-  Sistem Fisik

1.      Arus Material

2.      Arus Personil

3.      Arus Mesin

4.      Arus Uang

- Sistem Konsep

1.      Sistem Simpul tertutup.

Sistem yang mempunyai simpul feedback mekanisme kontrol.

Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

2.      Sistem simpul terbuka.

Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.

 

Co/: Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.

• Dimensi-dimensi Informasi

1.      Relevansi

2.      Akurasi

3.      Ketepatan Waktu

4.      Kelengkapan

Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen penting:

Manajemen, pengolah informasi dan standar

-          Pengendalian Manajemen : Manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem

-          Pengolah informasi : mekanisme yang menghasilkan suatu informasi

-          Standar : ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah yang spesifik.

• Management By Exception

Adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang diterima.

Keuntungannya :

1.      Manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.

2.      Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.

3.      Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Kendala :

1.      Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan

2.      Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan

3.      Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat

4.      Manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat.

• Critical Success factor (CSF)

Salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemempuan perusahaan mencapai tujuannya. Konsepnya sama dengan management by exception, namun CSF relative lebih stabil dibandingkan management by exception.

         2.  Penggunaan Model Sistem Umum 

 Arus bahan melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam pembahasan di bawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umu dalam arti yang sebenarnya dan memberikan struktur dasar untuk melakukan analisis terhadap berbagai jenis organisasi. Di bawah ini adalah penggunaan model sistem umum dalam berbagai kegiatan :

1. Supermarket
2. Lembaga Bantuan Hukum (LBH)

Kesimpulan

Setiap perusahaan memiliki model sistem masing-masing. Model dibutuhkan agar dapat memudahkan pengertian dan komunikasi serta memperkirakan masa depan. Pembuatan model juga bertujuan sebagai pemecah masalah dala setiap perusahaan. Penggunaan model sistem umum perusahaan biasanya banyak ditemukan pada supermarket atau lembaga bantuan hukum.

Referensi

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/sisteminformasimanajemen/bab3_model_sistem_umum_perusahaan.pdf 

http://parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/13810/Model+Sistem+Umum+Perusahaan.doc 

E-Commerce

Pendahuluan

Semakin majunya teknologi informasi sekarang ini, memudahkan pekerjaan manusia. Salah satunya dengan berdagang. Kita dapat dengan melakukan transaksi perdagangan melalui internet atau biasa juga disebut dengan E-commerce.

Pembahasan

Perdagangan elektronik atau e-dagang (bahasa Inggris: Electronic commerce, juga e-commerce) adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.

Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dll.

E-dagang atau e-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini.

E-dagang pertama kali diperkenalkan pada tahun 1994 pada saat pertama kali banner-elektronik dipakai untuk tujuan promosi dan periklanan di suatu halaman-web (website). Menurut Riset Forrester, perdagangan elektronik menghasilkan penjualan seharga AS$12,2 milyar pada 2003. Menurut laporan yang lain pada bulan oktober 2006 yang lalu, pendapatan ritel online yang bersifat non-travel di Amerika Serikat diramalkan akan mencapai seperempat trilyun dolar US pada tahun 2011.

1.      Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

• Manfaat Perdagangan Melalui Jalur Elektronik

1.      Keuntunganyang terbesar bagi konsumen adalah melakukan bisnis secara online dengan mudah. Seorang pembeli di internet dapat menggunakan computer pribadinya pagi atau malam selama 7 hari per minggu untuk membeli hamper semua barang. Seorang konsumen tidak perlu mengantri di took atau bahkan meninggalkan rumahnya;

2.      Beberapa perusahaan e-commerce telah membuat proses ini lebih mudah. Beberapa took online menyimpan informasi kartu kredit pembelinya di server mereka, sehingga informasi yang dibutuhkan hanya dimasukkan sekali saja. Beberapa bisnis online bahkan tidak mengirimkan produk-produknya ke pelanggan melalui pos, khususnya yang menjual software komputer. Sebagaicontoh: beyon.com mengizinkan para pelanggannya untuk men-download software yang dibelinya langsung kekomputer mereka.

3.      Penguranganbiaya. Perusahaanyang menjual saham secara online, sepertietrade.com membebankan biaya hanya sekitar $ 10 per perdagangan, yang jauh lebih murah jika dibandingkan dengan membeli saham tersebut melalui perantara saham tradisional.

4.      Perusahaan-perusahaan dapat menjangkau pelanggan di seluruh dunia. Oleh karena itu dengan memperluas bisnis mereka,   sama saja dengan meningkatkan keuntungan.

5.      E-commerce menawarkan pengurangan sejumlah biaya tambahan. Sebuah perusahaan yang melakukan bisnis di internet akan mengurangi biaya tambaha karena biaya tersebut tidak digunakan untuk gedung dan pelayanan pelanggan (customer service), jika dibandingkan dengan jenis bisnis tradisional.

Secara ringkas keuntungan e-commerce tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Bagi Konsumen : harga lebih murah, belanja cukup pada satu tempat.

2.      Bagi Pengelola bisnis: efisiensi, tanpa kesalahan, tepat waktu

3.      BagiManajemen: peningkatan pendapatan, loyalitas pelanggan

• Kendala Perdagangan Melalui Jalur Elektronik

1.      Penipuan dengan cara pencurian identitas dan membohongi pelanggan.

2.      Hukum yang kurang berkembang dalam bidang e-commerce ini.

• Jalan Menuju Perdagangan Melalui Jalur Elektronik

1.      Intelijen Bisnis

Hal pertama jika kita akan ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah pemahaman mengenai elemen-elemennya. Pengumpulan, penyimpanan dan penyebaran informasi lingkungan merupakan aplikasi komputer yang penting dalam banyak perusahaan di seluruh dunia.

Bila didefinisikan lebih luas untuk mencakup informasi disemua elemen lingkungan, istilah yang tepat adalah intelejen bisnis. Informasi yang menjelaskan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan dinamakan intelijen. Intelijen kompetitif melibatkan lima tugas dasar yaitu:

•  Mengumpulkan Data

Perusahaan dapat memperoleh data primer atau data sekunder. Data primer dikumpulkan oleh perusahaan. Data sekunder dikumpulkan oleh orang lain yang disediakan perusahaan. Banyak data sekunder tersedia dalam bentuk database komersial yang disediakan oleh jasa database dengan bayaran.

•    Mengevaluasi Data

Semua data, sekunder maupun primer, harus dievaluasi sebelum digunakan untuk memastikan akurasinya.

•  Menganalisa Data

Data jarang mengungkapkan keseluruhan cerita. Biasanya kesenjangan perlu diisi. Istilah pemikiran lateral (Lateral Thinking) menjelaskan bagaimana meneliti data dari berbagai sudut, mencari berbagai pola.

•  Menyimpan Intelijen

Jika intelejen dibeli dalam bentuk yang dapat dibaca mesin, seperti CD-ROM atau jika tersedia secara online, pencatatan kedalam komputer bukanlah suatu masalah. Namun, jika intelijen ada dalam bentuk tercetak, itu harus dimasukan melalui Optical Charater Recognition (OCR) atau dengan mengetik. Setelah berada dikomputer, intelijen itu harus disimpan sedemikian rupa sehingga memudahkan pengambilan kembali.

•  Menyebarkan Intelijen

Setelah berada dalam penyimpanan komputer, teks dokumen atau ringkasannya diambil kembali dengan memasukan parameter pencarian tertentu, seperti nama perusahaan, tanggal, nama publikasi dan nama pengarang.

2.      Sistem Antar Organisasi (IOS) dimana didalamnya terdapat EDI.

3.      Membuat Metodologi yang tersedia mencakup daur hidup sistem dan  perancangan ulang proses bisnis.

4.      Menggunakan Teknologi yang tersedia dengan sambungan langsung, jaringan nilai tambah dan Internet.Ada tiga pilihan teknologi utama sambungan langsung (Direct Connectivity), jaringan bernilai tambah (Value Added Network) dan internet.

•  Sambungan Langsung

Perusahaan dapat membentuk kaitan komunikasi data dengan para mitra dagangnya dengan menggunakan sirkuit yang disediakan oleh penyedia jasa komunikasi umum.

•  Jaringan Bernilai Tambah

Jaringan bernilai tambah (Value Added Network) disediakan oleh penjual yang bukan hanya menyediakan sirkuit tetapi juga menyediakan banyak jasa yang diperlukan untuk menggunakan sirkuit itu bagi EDI.

•  Internet

Internet memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang tetapi juga mencakup para pelanggan. Sebagian besar kebangkitan perdagangan melalui jaringan elektronik diharapkan berasal dari perusahaan-perusahaan yang akan mempromosikan dan dalam beberapa kasus mengirimkan produk mereka melaui internet.

2.      Strategi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Strategi perdagangan melalui jaringan elektronik dilakukan dengna 2 cara yaitu :

• Sistem Antar Organisasi (IOS)

• Pertukaran Data Elektronik (EDI)

3.      Sistem Antar Organisasi (IOS)

Suatu IOS (Interorganizational System/Sistem Antar-Organisasi), kadang-kadang disebut juga system informasi antar-organisasi, adalah suatu kombinasi semua perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai suatu system tunggal; mereka semua bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama yang di inginkan. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.

·         Manfaat IOS

•  Efisiensi Komparatif : Dengan bergabung Dalam IOS, para mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah (harga asli) dari pada pesaing mereka
•  Kekuatan Tawar-menawar : Kemampuan sutu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar menawar (bargaining power). Kekuatan itu berasal dari tiga metode dasar dengan menawarkan keistimewaan produk yang unik, dengan mengurangi biaya yang berhubungan dengan pencarian, dan dengan meningkatkan biaya peralihan .

4.      Pertukaran Data Elektronik (EDI)

Pertukaran data elektronik (bahasa inggris: EDI atau Electronic Data Interchange, juga Electronic Document Interchange) adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, dalam bentuk elektronik.

Istilah ini umumnya dipakai dalam konteks perdagangan dan bisnis, khususnya perdagangan elektronik atau e-dagang. Biasanya digunakkan oleh perusahaan-perusahaan dalam memudahkan proses pertukaran data transaksi yang berulang-ulang antar perusahaan. EDI sangat bergantung kepada pengembangan format standar untuk dokumen-dokumen bisnis seperti faktur, pesanan pembelian, dan surat tanda terima. Harus ada persetujuan dari pelaku-pelaku bisnis yang terkait dan pengakuan di tingkat nasional maupun internasional untuk dapat menggunakan format-format standar ini dan mentransmisikan data secara elektronik.

• Hubungan EDI yang Umum

1.  Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya (supply side) dan kaitan antara perusahaan dengan pelanggan (customer side)
2.  Set transaksi  adalah suatu jenis dokumen tertentu seperti faktur.
3.  EDI memungkinkan terjadinya Pengisian Kembali Persediaan oleh Penjual dan Transfer Dana secara Elektronik 

• Standar EDI

      Standar yang digunakan di Amerika Utara dinamakan ANSI ASC X12. Standar Internasional dinamakan EDIFACT.

• Tingkat Penerapan EDI

Tiga tingkat penggunaan yang berbeda, yaitu :

1.      Pemakai tingkat satu, hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.

2.      Pemakai tingkat dua, banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang, melampaui lini industri.

3.      Pemakai tingkat tiga, bukan Cuma banyak set transaksi yang ditransmisikan ke banyak mitra dagang, tetapi aplikasi computer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI.

Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokumen kertas menjadi elektronik.

Pengaruh Penerapan EDI :

-          Tekanan Pesaing

-          Kekuasaan yang dilaksanakan

-          Kebutuhan Intern

-          Dukungan manajemen puncak

• Manfaat EDI

1. Manfaat Langsung : manfaat yang berasal dari teknologi
2.  Manfaat Tidak Langsung adalah manfaat lain yang dihasilkan dari manfaat langsung.

  Hubungan manfaat langsung dan tidak langsung :

-          Mengurangi Kesalahan

-          Mengurangi biaya

-          Meningkatkan efisiensi operasional

-          Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

-          Meningkatkan pelayanan pelanggan

5.      Teknologi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Pilihan Teknologi :

1. Sambungan Langsung (direct connectivity), bekerja sama dengan penyedia jasa telekomunikasi
2. Jaringan Bernilai Tambah ( value-added network), jaringan ini disediakan oleh penjual yang bukan hanya menyediakan sirkuit tetapi juga menyediakan banyak jasa yang diperlukan untuk menggunakan sirkuit itu bagi EDI.

3.      Internet, memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang tetapi juga mencakup para pelangg

Kesimpulan

Perdagangan elektronik atau yang sering disebut juga dengan E-commerce sangat memudahkan aktivitas manusia dalam hal perdagangan. Banyak manfaat yang dapat diambil dengan adanya perdagangan elektronik ini. Meskipun begitu, e-commerce ini juga tidak luput dari kekurangan. Maka dari itu, kita sebagai pengguna e-commerce harus lebih berhati-hati dalam memilih, karena e-commerce ini melibatkan uang dan jika kita tidak berhati-hati kita akan tertipu dan akan susah untuk melacak karena semua terjadi di dalam dunia maya.

Daftar Pustaka

http://id.wikipedia.org/wiki/Perdagangan_elektronik

http://wiwied.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/9036/slide_E-Commerce.pdf

http://yugidwianggoro.wordpress.com/2010/10/30/teknologi-perdagangan-melalui-jaringan-elektronik-pada-masa-kini/

http://umarhasanpunya.blogspot.com/2011/01/ios-sistem-antar-organisasi.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Pertukaran_data_elektronik

http://dharmayanti.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/14055/TEKNOLOGI+INFORMASI+DALAM+PERDAGANGAN(pert2).doc

Pengenalan Pada Manajemen Informasi

Pendahuluan

Manajemen Informasi adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998).

Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Tujuan Uum

•  Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
•  Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
•  Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

•  Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
•  Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran
•  Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
•  Sistem informasi personalia (personal information systems).
•  Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
•  Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
•  Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
•  Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
•  Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
•  Sistem informasi analisis software.
•  Sistem informasi teknik (engineering information systems).

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management).

Top level management dan executive management dapat terdiri dan direktur utama (president), direktur (vice-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi.

Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer divisi dan manajer-manajer cabang.

Lower level management disebut dengan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.Top level management disebut juga dengar strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower level management dengan technical level.

Pembahasan

1.1. Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan

Ada 2 alasan utama kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang semakin besar terhadap manajemen informasi, yaitu:

• Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen 

Tugas manajemen yang semakin kompleks dari tahun ke tahun menyebabkan tuntutan pekerjaan semakin berat untuk para manajer. Kekompleksan ini disebabkan karena:

1.      Pengaruh Ekonomi Internasional

2.      Persaingan Dunia

3.      Kompleksitas Teknologi yang Meningkat

4.      Batas waktu yang Singkat

5.      Kendala kendala Sosial

•  Keberadaan Alat untuk Memecahkan Masalah

Untuk menyelesaikan tugas manajemen tentu perlu alat yang dapat memecahkan masalah tersebut. Oleh karena itu, penggunaan komputer dalam menyelesaikan berbagai tugas manajemen yang semakin kompleks sangat membantu para manajer.

1.2. Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.

• Keahlian Manajemen

Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.

• Keahlian komunikasi 

Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.

•   Keahlian Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk  meraih kesempatan.

Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

• Pengetahuan manajemen

Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi.

Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer  dsb.

Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

• Manajer dan Sistem 

Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem. Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau area fungsional dalam perusahaan  ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan, Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini.

Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, Tujuan)

Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik perusahaan sedangkan sistem konseptual sistem yang menggunakan sumber daya konseptual yaitu data dan informasi untuk mewakili sistem fisik.

•  Sistem Perusahaan

Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya.

Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem . Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan.

Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.

Pandangan Sistem ini,

1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

1.3. Data dan Informasi

Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual, yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan kombinasinya.

1.4.  Komputer Sebagai Elemen dalam Sistem Informasi

Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS).

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi.

Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen :

o   Perangkat keras (hardware)

o   Perangkat lunak (software)

o   Prosedur 

o   Orang

o   Basisdata

o   Jaringan komputer dan komunikasi data

Dengan menggunakan komputer yang merupakan salah satu elemen pembentuk sistem informasi, kita dapat mengerjakan tugas manajemen dengan lebih baik dan lebih cepat.

1.5. Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Dalam perkembangannya, system informasi berbasis computer mengalami berbagai macam perubahan. Ada 5 macam evolusi dari sistem informasi berbasis computer, yaitu : 

• Fokus Data (SIA/EDP)

Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

•   Fokus Informasi (SIM)

Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya.

•  Fokus pada Pendukung Keputusan (SPK)

Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.

•   Fokus pada Komunikasi (Otomatisasi Kantor)

Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

•  Fokus Konsultasi (Sistem Pakar)

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen.

1.6. Upaya Pencapaian Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem informasi berbasis komputer berkembang melalui tahapan-tahapan,analisis,rancangan, penerapan, dan penggunaan. Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis informasi. Dengan semakin majunya teknologi informasi, komputer mutlak digunakan untuk memudahkan para manajer dalam memecahkan berbagai masalah manajemen.

Kesimpulanerubahan. Ada 5 macam evolusi dari sistem epat.

Setiap perusahaan memiliki berbagai masalah manajemen yang berbeda. Maka dari itu dengan adanya Manajemen Informasi dan Sistem Informasi Manajemen berbasis computer dapat memudahkan memecahkan masalan dalam berbagai masalah manajemen yang semakin kompleks tersebut. Dengan pemecahan masalah manajemen tersebut, maka tujuan dari suatu perusahaan akan tercapai.

Daftar Pustaka

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_manajemen

http://christinapandu.blogspot.com/2010/11/pengenalan-pada-manajemen-informasi.html

http://openstorage.gunadarma.ac.id/handouts/S1_TEKNIKINFORMATIKA/SIM/marliza/sim-minggu1.doc